Utmaningar inom kravhantering
Vi som jobbar med kravhantering får ofta höra av andra hur tråkigt det är. En del undrar hur vi orkar jobba med något som är så trist. Själv är jag helt oförstående till den inställningen och undrar istället hur man kan orka jobba någonstans där projektförseningar och konflikter är en del av vardagen.
Med detta inlägg vill jag förmedla en annan bild av kravhantering och visa att det är en rolig och spännande del av utvecklingsprocessen.
Föreställningar och vanföreställningar
En vanlig föreställning om kravhantering är att det är en aktivitet som inte har något värde i utvecklingsarbetet. Det är något man gör för att man måste. Antingen för att en chef säger det eller för att kunden kräver det. Om man ser kravhantering på det sättet så förstår jag att det kan uppfattas som tråkigt. Men jag menar då att man egentligen inte pratar om kravhantering. Det man då avser skulle jag snarare vilja kalla för dokumentation.
Ofta träffar man på inställningen att man vill skynda igenom arbetet med kravspecifikationen och så snabbt som möjligt börja med det ”värdeskapande” arbetet. Med ”värdeskapande” menas då själva utvecklingsarbetet. Men kravhantering handlar ju i grunden om att uppfylla intressenternas behov och ta fram en produkt som uppfyller alla förväntningar. Det handlar om att sluta slösa tid och pengar på fel saker, att hitta vad som verkligen är viktigt och att skapa förutsättningar för lyckade projekt. Är det inte det som verkligen är det ”värdeskapande” arbetet? Studier visar att man bör lägga mellan 7 % och 12 % av sin totala budget på kravhantering. I verkligheten är det nog snarare mellan 0 % och 5 %.
När jag är ute och pratar med olika företag säger alla att deras företag är speciellt och att de allmänna principerna för kravhantering inte riktigt är tillämpbara hos dem. En sak har de rätt i; alla företag ÄR speciella. Det är det som gör dem så lika. När man sedan borrar ner sig i deras konkreta problem kan man nästan alltid hitta orsaken till deras bekymmer i någon av följande fem aktiviteter, som alla är en del av kravhanteringen:
1. Alla intressenter identifieras inte
Man tar sig inte tid att ta reda på alla som påverkas av kraven och vilka som har möjlighet att påverka utvecklingsarbetet. Man missar nästan alltid viktiga intressenter.
2. Bristande behovsanalys/kravinsamling
Det här steget är det som de flesta tänker på när de tänker kravhantering. Det finns många metoder för att samla in krav men tyvärr missar man ofta att ställa viktiga frågor. – Vad har intressenterna egentligen för behov? – Finns det motsättningar mellan olika intressenters behov? – Hur ska behoven prioriteras? – Är analysen heltäckande? – Beskriver den det kompletta systemet?
3. Dålig kravkvalitet
Det finns ett antal grundläggande ”krav på krav” som måste följas för att en kravspecifikation ska vara användbar. Till exempel ska ett krav inte gå att missförstå, varje krav ska bara beskriva en funktion och kravet måste vara möjligt att verifiera. Om kvaliteten på kraven brister uppstår alltid missförstånd som leder till dyra omarbetningar.
4. Dålig eller ingen ändringshantering
I alla projekt som tar mer än några dagar kommer det alltid att uppstå behov att ändra krav under utvecklingens gång. Alltför ofta skjuter man från höften och tar beslut enbart baserat på en känsla eller en enkel uppskattning. Detta är mycket farligt i stora, komplicerade projekt där det är svårt att överblicka alla beroenden. Bra kravhantering möjliggör bra konsekvensanalyser.
5. Kraven går inte att verifiera
Tyvärr är det alltför ofta som kraven skrivs på ett sätt så att de inte går att verifiera. Om man inte kan bevisa att man har uppfyllt kravet så är det ingen mening att ta med kravet från första början. Alla krav måste verifieras.
Ledningens syn
Kravhantering är inget som någon sitter i ett hörn och gör. Det är inte heller något som man gör före eller i början av projektet. Kravhantering är en central del av både projektledningen och utvecklingen och det är först när hela organisationen förstår det och arbetar efter det som man verkligen kan börja se de riktigt stora vinsterna. För att komma dit måste arbetet med kravhantering börja i den högsta ledningen. All organisatorisk förändring utgår från VD och ledningsgruppen. Om den högsta ledningen i företaget inte förstår och stödjer arbetet med en viss förändring är det omöjligt att få acceptans för den i resten av organisationen. Det krävs givetvis utbildning och information i hela organisationen för att det ska fungera men om ledningen inte är med blir det bara bortkastad tid, och som alla vet; tid är pengar.
Jag får ofta höra från högre chefer att ”Jag är inte rätt person att prata med” eller ”Du ska nog prata med våra projektledare”. Men jag ser kravhantering mer som managementkonsulting än som teknisk konsulting och därför skulle jag vilja ställa frågan hur många chefer som skulle säga samma sak till en managementkonsult.
En av orsakerna till den bristande förståelsen kan nog spåras till det faktum att symptomen på bristande kravhantering ofta inte uppkommer där själva sjukdomen finns. Ett exempel är problem med test och validering. I många fall då test och validering tar mycket tid beror det på att testarna inte har bra krav att testa mot.
Den största utmaningen för oss som arbetar med kravhantering ur ett processperspektiv är att få upp ögonen hos företagens ledningar och få dem att förstå att det här faktiskt är en principfråga som kan spara stora pengar åt företaget.
//Alexander von Essen (alexander.vonessen@require.se)